Was ist ein digitales Flottenmanagement und wie unterstützt es Unternehmen?
Unternehmen mit einem hohen Logistikaufkommen haben häufig einen betriebseigenen Fuhrpark. Damit dieser wirtschaftlich geführt wird, implementiert die Geschäftsleitung ein Flottenmanagement. Zur Ausstattung des Fuhrparks gehört auch ein digitales Fahrtenbuch.
Im folgenden Beitrag erfahren Sie, welche Aufgabe das Flottenmanagement übernimmt und welche Rolle dabei ein digitales Fahrtenbuch spielt.
Flottenmanagement: Was ist das?
Um den eigenen Fuhrpark zu verwalten, implementiert die Geschäftsleitung eines Unternehmens ein Flottenmanagement. Ziel dieses Flottenmanagements ist es, den Fuhrpark zu einem effizient arbeitenden Bereich des Unternehmens zu machen. Hauptsächlich kommt es der Geschäftsleitung darauf an, dass sich die Kosten für die Verwaltung des Fuhrparks im Rahmen halten.
Die Leitung des Flottenmanagements ist abhängig von der Größe des Unternehmens. In kleineren Betrieben werden die Aufgaben von der Büroverwaltung übernommen. Erreicht der Fuhrpark aber eine bestimmte Größe – z. B. ab zehn Fahrzeugen – wird ein Fuhrparkmanager mit der Verwaltung betraut. Überdies besteht für die Geschäftsleitung die Alternative, das Flottenmanagement an einen externen Dienstleister abzugeben.
Die Verwaltung des Fuhrparks wird u. a. mit den folgenden Aufgaben betraut:
- Touren- und Routenplanung
- Reparatur- und Wartungsmanagement
- Zeitmanagement für die Fahrer
- Auftragsmanagement
- Dispositionsmanagement
- Erheben, auswerten und archivieren der Fahrdaten
Digitales Fahrtenbuch: Welche Funktionen lassen sich hiermit ausführen?
Das deutsche Steuerrecht sieht vor, dass die Privatnutzung eines Firmenwagens besteuert wird. Dies gilt für Arbeitnehmer gleichermaßen wie für Unternehmer. In der Regel wird die Besteuerung nach der 1 %-Regel vorgenommen. Alternativ lässt die Finanzverwaltung die Führung eines Fahrtenbuchs zu. Hierbei kann zwischen einem manuellen und einem digitalen Fahrtenbuch unterschieden werden.
Werden die Fahrten manuell erfasst, müssen die Aufzeichnungen zeitnah und genau erfolgen. Auch die Auswertung der Daten ist sehr zeitaufwendig. Nutzt das Flottenmanagement eines Unternehmen ein digitales Fahrtenbuch, reduziert sich der Faktor Zeit auf ein Minimum. Die Daten werden mittels des GPS-Systems ermittelt und auf den Server der Fuhrparkverwaltung aufgespielt. Somit lassen sich sowohl die Angaben des Fahrers als auch die Bewegungsdaten des Fahrzeugs einfach und komfortabel nachvollziehen. Die Daten, die noch fehlen, können anschließend in das Softwareprogramm, das die Steuerung des digitalen Fahrtenbuchs übernimmt, nachgetragen werden.
Der Vorteil dieser Erfassung der Fahrzeugdaten besteht darin, dass die Software alle Maßnahmen ausführt, die für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs erforderlich sind. Hierzu gehören z. B. die zeitnahe Erfassung und das Verhindern von späteren Änderungen.
Für wen ist ein digitales Fahrtenbuch sinnvoll?
Das Flottenmanagement solle ein digital geführtes Fahrtenbuch einsetzen, wenn die folgenden Voraussetzungen gegeben sind:
- Die Fahrzeuge des Fuhrparks werden nur selten für die privaten Fahrten der Fahrer verwendet
- Im Fuhrpark sind ausschließlich Fahrzeuge mit einem hohen Bruttolistenpreis.
- Die Fahrzeuge sind bereits voll abgeschrieben.
- Für den Betrieb wendet das Unternehmen verhältnismäßig wenig Kosten auf.
- Die Fahrstrecke zwischen den Wohnungen und dem Standort der Fahrzeuge gering ist oder die Fahrzeuge aus dem Fuhrpark nicht für diese Fahrten verwendet werden.
Digitales Fahrtenbuch für das Finanzamt
Das digitale Fahrtenbuch dient dem Unternehmen zum Nachweis der betrieblichen und privaten Fahrten, die mit dem jeweiligen Fahrzeug getätigt wurden. Hierfür interessiert sich das Finanzamt:
- Das elektronisch geführte Fahrtenbuch sollte nicht in einer Excel-Tabelle erstellt werden. Der Grund hierfür besteht darin, dass Änderungen vorgenommen werden können und später nicht mehr nachvollziehbar sind.
- Fahrtenbücher sind Gegenstand jeder Betriebsprüfung. Damit der Betriebsprüfer die Ordnungsmäßigkeit überprüfen kann, legt er insbesondere die folgenden Maßstäbe an:
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- Die in den Aufzeichnungen erfassten Kilometerstände werden mit den Angaben in den Werkstattrechnungen abgeglichen.
- Der Prüfer sucht nach fehlenden oder unplausiblen Angaben.
- Mithilfe von Telemetriedaten kontrolliert der Prüfer, ob aus privaten Gründen Umwege erfolgten, die nicht in den Aufzeichnungen erfasst sind.
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Was wird in einem digitalen Fahrtenbuch erfasst?
Damit die Fahrten ordnungsgemäß erfasst sind, müssen die Aufzeichnungen des Fuhrparks die folgenden Voraussetzungen erfüllen.
- Im Fahrtenbuch muss jede Fahrt erfasst werden, unabhängig ob diese Fahrt privat oder betrieblich war. Daneben müssen der Fahrer oder die Fuhrparkverwaltung noch weitere Aufzeichnungen vornehmen. Hierzu gehören:
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- Das Datum, der Kilometerstand und der Anlass der Fahrt
- Der Beginn und das Ende der Fahrt
- Die Angaben müssen zeitnah, chronologisch korrekt und vollständig sein
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- Nachträge müssen nachvollziehbar sein; ansonsten sind sie unzulässig.
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