Mobilität als Service: Warum Tankkarten mehr sind als nur Zahlungsmittel

Wandel der Unternehmensmobilität: Tankkarten im digitalen Kontext

Im Zuge der digitalen Transformation verändert sich nicht nur die Art, wie Menschen arbeiten, sondern auch, wie Unternehmen ihre Mobilität organisieren. Während Mobilität früher weitgehend statisch gedacht wurde – mit festen Fahrzeugen, festen Routen und papierbasierten Prozessen – entstehen heute flexible, datengetriebene Systeme. Ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung sind moderne Tankkarten. Längst haben sie sich von reinen Zahlungsmitteln zu integralen Bestandteilen betrieblicher Steuerungssysteme entwickelt, die unter anderem Fuhrparkmanagement, Kostenkontrolle, Emissionsmonitoring und steuerrechtliche Konformität unterstützen.

Moderne Tankkarten stellen heute ein zentrales Werkzeug dar, um Mobilitätskosten zu optimieren, Prozesse zu digitalisieren und gleichzeitig Compliance- und Nachhaltigkeitsziele zu erfüllen. Sie sind damit Ausdruck eines systemischen Wandels in der Unternehmensmobilität, in dem Daten, Steuerbarkeit und Effizienz im Vordergrund stehen.

Historischer Kontext: Vom Plastikchip zur digitalen Schnittstelle

Die Ursprünge der Tankkarte reichen bis in die 1980er-Jahre zurück. Damals begannen Mineralölgesellschaften, für Geschäftskunden einfache Plastikkarten auszugeben, die eine bargeldlose Abrechnung von Kraftstoff an firmeneigenen Tankstellen ermöglichten. Diese Karten hatten vor allem einen praktischen Nutzen: Sie erleichterten das Flottenmanagement und reduzierten die Notwendigkeit, Bargeld mitzuführen oder manuell Quittungen zu sammeln.

Mit der zunehmenden Liberalisierung des europäischen Kraftstoffmarkts in den 1990er-Jahren öffneten sich diese Systeme für externe Tankstellenbetreiber. Gleichzeitig kamen neue Services hinzu: Mautabrechnung, Mehrwertsteuer-Rückerstattung, Fahrzeugreinigung, Reparaturleistungen. So wurde aus dem einfachen Zahlungsmittel ein universell einsetzbares Mobilitätsinstrument, das heute in ganz Europa funktioniert.

Der Funktionsumfang moderner Tankkarten

Die Bandbreite der Funktionalitäten moderner Tankkarten ist heute erheblich gewachsen. Sie erfüllen gleich mehrere betriebswirtschaftliche, technische und regulatorische Anforderungen:

• Automatisierte Abrechnung und transparente Dokumentation: Alle Tankvorgänge werden digital erfasst, mit Datum, Uhrzeit, Standort, Fahrzeug- und Fahrerdaten. Diese Informationen stehen in Echtzeit oder als konsolidierte Monatsabrechnung zur Verfügung.
• Datenschnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen: Viele moderne Tankkarten lassen sich nahtlos in bestehende Unternehmenssoftware integrieren. Dadurch entfällt die manuelle Erfassung von Transaktionen, und eine konsistente Datenbasis wird gewährleistet.
• Individuelle Steuerung und Kontrolle: Kartenlimits, Tages- oder Wochenbudgets, Geofencing (räumliche Einschränkung der Nutzung) sowie die Sperrung einzelner Services (z. B. Autowäsche, Shopkäufe) sind über webbasierte Plattformen steuerbar.
• Nachhaltigkeitsreporting: Der CO₂-Ausstoß lässt sich anhand der erfassten Kraftstoffmengen präzise berechnen. Diese Werte können in interne Umweltberichte, Nachhaltigkeitsberichte (CSRD) oder externe Zertifizierungsprozesse (z. B. ISO 14001) eingebunden werden.
• Integration in Flottenmanagement und Telematik: Moderne Tankkarten arbeiten oft im Verbund mit GPS-Tracking, elektronischer Führerscheinkontrolle, Fahrerverwaltung und Wartungsplanung.

Moderne Tankkarten sind heute ein wesentlicher Bestandteil vernetzter Mobilitätslösungen. Sie ermöglichen die intelligente Verknüpfung zwischen realen Fahrzeugbewegungen und digitalen Steuerungssystemen und tragen so zu effizienteren Prozessen in Unternehmen bei. Quelle Radius

Internationale Mobilität und grenzüberschreitende Abwicklung

Für Unternehmen mit grenzüberschreitender Tätigkeit – etwa in der Logistik, im Vertrieb oder im technischen Außendienst – ist die europaweite Einsetzbarkeit ein entscheidendes Kriterium. Moderne Tankkarten bieten hierzu eine Vielzahl spezifischer Funktionen:

• Multinationale Akzeptanznetze: Tankkarten werden in mehreren tausend Stationen in ganz Europa akzeptiert – von großen Konzernmarken bis hin zu unabhängigen Betreibern.
• Mehrwährungsabrechnung: Transaktionen werden automatisch in der Buchhaltungswährung des Unternehmens konsolidiert – auch wenn sie in Zloty, Forint oder Schweizer Franken erfolgt sind.
• Zoll- und Mautdienste: Für mautpflichtige Länder (z. B. Frankreich, Belgien, Österreich) lassen sich Mautkosten automatisiert abrechnen und ebenfalls steuerlich dokumentieren.
• Steuerliche Vereinfachung: Die Abwicklung von Mehrwertsteuerrückerstattung bei Tankungen im Ausland erfolgt häufig automatisch durch den Anbieter.

Diese Funktionen entlasten Unternehmen erheblich von administrativen Aufgaben, die bei manueller Bearbeitung ressourcenintensiv wären.

Technische, rechtliche und steuerliche Anforderungen

Mit dem erweiterten Funktionsumfang steigen auch die Anforderungen an die technische und rechtliche Ausgestaltung moderner Tankkartensysteme:

• GoBD-Konformität: Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfordern eine lückenlose, unveränderbare Dokumentation aller Geschäftsvorgänge.
• DSGVO und IT-Sicherheit: Tankkarten erfassen personenbezogene Daten (z. B. Fahrzeugführer). Anbieter müssen nachweisen, dass alle Daten DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert werden. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung und Rechtemanagement sind hierbei Mindestanforderungen.
• Steuerliche Einordnung: Die Frage, ob und in welchem Umfang die Nutzung von Tankkarten als geldwerter Vorteil zu versteuern ist, hängt von deren Einsatzart ab. Bei reiner geschäftlicher Nutzung ist meist keine Versteuerung notwendig. Bei privater Mitnutzung gelten pauschale oder individuelle Versteuerungsverfahren nach dem Einkommensteuergesetz.

Herausforderungen bei der Integration

Die Integration moderner Tankkarten in bestehende Unternehmensstrukturen verläuft nicht immer reibungslos. Typische Herausforderungen sind:

• Systembrüche: Wenn Unternehmen noch mit papierbasierten Prozessen oder veralteter Software arbeiten, gestaltet sich die Integration in digitale Tankkartenplattformen schwierig.
• Verlust- und Missbrauchsrisiken: Ohne technische Sicherheitsmechanismen (PIN, Echtzeit-Sperrfunktionen) kann der Verlust einer Karte zu finanziellen Schäden führen.
• Intransparente Anbieterlandschaft: Die Vielzahl von Tankkartenanbietern – teils mineralölgebunden, teils unabhängig – erschwert eine objektive Marktübersicht. Ausschreibungen, Vergleichsportale und unabhängige Beratung helfen hier weiter.

Zukunftsperspektiven: Mobilität als Plattform

Der Begriff „Mobilität als Service“ (Mobility-as-a-Service, MaaS) beschreibt einen Paradigmenwechsel: weg vom Besitz, hin zur Nutzung; weg von isolierten Angeboten, hin zu integrierten Plattformlösungen. In diesem Kontext sind Tankkarten nur ein Modul unter vielen – aber ein entscheidendes.

Zukünftige Entwicklungen umfassen:

• Integration mit Ladeinfrastruktur: Tankkarten werden zunehmend auch für E-Ladesäulen nutzbar gemacht, wodurch hybride Flotten mit nur einem System verwaltet werden können.
• Emissionsbasierte Mobilitätsbudgets: CO₂-Kontingente könnten zur Grundlage individueller Mobilitätsbudgets werden – mit der Tankkarte als Abrechnungstool.
• App-basierte Steuerung: Mobile Anwendungen ermöglichen nicht nur die Navigation zur nächsten Akzeptanzstelle, sondern auch die digitale Freigabe von Tankungen, automatische Erkennung von Missbrauch und tagesaktuelle CO₂-Reports.

FAQ: Moderne Tankkarten in der Unternehmenspraxis

Wie funktioniert die Abrechnung bei modernen Tankkarten?
Transaktionen werden über ein Abrechnungssystem gesammelt und regelmäßig (z. B. monatlich) fakturiert. Dabei werden alle relevanten Daten wie Fahrzeug, Fahrer, Ort, Uhrzeit und Produktart ausgewiesen.

Sind alle Tankstellen in Europa kompatibel?
Nicht alle, aber viele. Die meisten Tankkartenanbieter kooperieren mit einem breiten Netz von Akzeptanzstellen in Europa. Es empfiehlt sich, vorab eine Netzabdeckungsliste zu prüfen.

Kann man auch Elektrofahrzeuge damit laden?
Ja, viele Anbieter integrieren heute Ladefunktionen. Die Karte dient als Authentifizierungs- und Zahlungsmittel an öffentlichen und halböffentlichen Ladesäulen.

Wie wird der CO₂-Ausstoß bei Tankkarten erfasst?
Die Systeme berechnen auf Basis des getankten Kraftstoffs den geschätzten CO₂-Ausstoß. Diese Werte können in ESG-Berichte oder Nachhaltigkeitsstrategien eingebunden werden.

Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es gegen Missbrauch?
Digitale Sperrmechanismen, PIN-Codes, Echtzeit-Transaktionsbenachrichtigungen sowie individuelle Nutzungsprofile reduzieren Risiken erheblich.

Was ist steuerlich bei Tankkarten zu beachten?
Nur rein geschäftlich genutzte Tankkarten sind steuerfrei. Bei privater Nutzung muss eine pauschale oder individuelle Versteuerung nachgewiesen und korrekt dokumentiert werden.